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Como muchos ya saben, en el ámbito laboral de oficina es muy frecuente utilizar la opción de “cortar y pegar” para trasladar información de un documento a otro. Ahora bien, las diferencias de formato entre los documentos pueden convertir en una tarea engorrosa algo tan sencillo y básico como es utilizar los comandos Ctrl+C/Ctrl+V.
¿Alguna vez has intentado copiar texto de un PDF y pegarlo en un procesador de textos?
Si usted ha intentado realizar esta acción de copiar y pegar, y no se trata de un simple escaneo, lo cual es más común de lo que parece, podrá notar que se inserta un salto de línea al final de cada línea original.
Ahora, si estamos frente a un sólo párrafo seguramente no tendrá problema alguno, pero ¿qué pasa cuando necesita copiar y pegar varias páginas de un texto? En esta ocasión la tarea se tornará mucho más compleja, ya que la forma en la que se pega el texto nos obliga a realizar la tediosa tarea de ir línea por línea arreglándolo para que sea mucho más legible y presentable.
“Tenga en cuenta que hoy en día con el avance tecnológico las versiones de Word más modernas incluyen la opción de exportar el PDF a DOCX”, pero si usted cuenta con un sistema viejo lo más probable es que deba utilizar este truco.
En este sentido, es verdad que existen herramientas y servicios en línea como por ejemplo, “RemoveLinebreaks”, el cual nos permite solucionar problemas como el “salto de línea” al copiar y pegar un texto. Igualmente, sería conveniente poder solucionarlo directamente desde Word u otro software similar que se utilice habitualmente para trabajar con textos.
Por otra parte, debemos agradecer a la tecnología porque existe un truco que permite hacerlo, y esto fue develado por una investigadora universitaria de Historia llamada Alice Hicklin, quien ha logrado mucho éxito en Twitter tras revelarlo.
Se trata de abrir el cuadro de diálogo ‘Buscar y Reemplazar‘ utilizando el atajo de teclado Control + L en MS Word.
No obstante ello, es importante tener en cuenta que si se utiliza la separación automática entre párrafos por defecto, al aplicar el truco mencionado para pegar texto en Word, es decir, al copiarlo posteriormente en otra aplicación puede unirse en un único y enorme párrafo.
Por tal motivo, para evitar este problema, se recomienda volver a utilizar el cuadro de diálogo “Buscar y Reemplazar”, colocando ‘^p’ en el campo de búsqueda y ‘^p^p’ en el campo de “Reemplazar todo”. Esto creará un espacio manual que se mantendrá después del proceso de copiar y pegar, evitando que los párrafos se fusionen en uno solo.
Por otra parte, es clave comprender la diferencia entre un «salto de línea» y una «marca de párrafo«. Técnicamente, ‘^p’ se considera una «marca de párrafo», mientras que la combinación ‘^l’ se utiliza para buscar y reemplazar saltos de línea reales. El primero se produce cuando se pulsa la tecla «Enter«, mientras que el segundo se produce cuando se pulsa «Mayúsc + Enter«.
Vale destacar que Microsoft Word y otros procesadores de texto nos permiten buscar no solo texto, sino también caracteres especiales no imprimibles, como estas marcas de párrafo. Por tanto, si lo necesitamos, se puede visualizar estas marcas de párrafo seleccionando la opción correspondiente en «Archivo > Opciones > Presentación«, y se mostrarán con un símbolo específico. De esta manera, se podrá trabajar con estos caracteres especiales de forma más efectiva.
¿Qué hacer si el formato de texto sigue presentando problemas incluso después de exportarlo desde Word?
Si en la actualidad cuenta con una versión actualizada de Word, es posible que quieras optar por la opción de abrir un PDF en Word y guardarlo como *.docx. Sin embargo, algunos PDF pueden seguir presentando problemas, incluso con esta opción.
Por lo tanto, ante estos casos podemos recurrir a Adobe, un programa que nos permite la conversión de un PDF. Cabe señalar que este truco solo se recomienda para casos muy específicos y no debe utilizarse en exceso.Para ello, se recomienda abrir el PDF con la versión gratuita de Adobe Acrobat, la cual seguramente ya tengas instalada en tu PC. Acto seguido, en la barra lateral, verás una opción llamada ‘Exportar PDF‘, que te permitirá convertirlo al formato DOCX por defecto. Si haces clic en el botón ‘Convertir’, se te dirigirá a una página donde nos informará que la opción es de pago, mostrando las distintas opciones de suscripción.
Vale aclarar que la primera opción incluye una prueba gratuita de una semana. Recuerda cancelar el pago antes de que finalice ese plazo y ya está: tienes 7 días para trabajar con tus PDF problemáticos.
Después de seleccionar la opción de prueba (que requerirá que ingreses tus datos de pago) y reiniciar Adobe Acrobat, se instalarán las funciones premium y podrás usar la función de conversión.
En definitiva, como se puede apreciar en la imagen siguiente, el PDF convertido de esta manera (izquierda) conserva mejor el formato (tipografías, alineación) del texto que el convertido desde Word (derecha).
(S.M.C)